Одна из мелких неприятностей, которую любая компания чаще всего получают от клиентов -- это несвоевременная оплата счета. Иногда у клиентов "нет денег на счету", иногда "бухгалтер забыл оплатить", иногда "бумага потерялась". Иногда бывает так, что "мы хотели уточнить кое-что у вашего бухгалтера, но не знали, как с ним связаться". Некоторые особо одаренные бухгалтеры отправляют деньги "с НДС" юрлицу, работающему по "упрощенке".

Есть несколько "лайфхаков", которые реально уменьшают количество проблем со счетами и оплатой. Нацелены они, в большинстве своем, на то, чтобы ваш счет не терялся, а у бухгалтерии клиента не было возможности для отговорок.

Счет надо сделать заметным

• Мы используем бумагу другого цвета, с яркой цветной полоской по краю.
• Чтобы счет не "терялся" в стопке, можно напечатать его на нестандартном формате бумаги -- чуть шире, чем A4. Тогда его будет просто неудобно складывать в стопку, а бухгалтеру захочется поскорее разобраться с этим нестандартным, "колющим глаз" счетом.

Убираем лишние возможности для отговорок

• Если вы работаете по "упрощенке", то жирным шрифтом, в рамочке, напишите это для особо одаренных бухгалтеров. Да, прочерка или надписи "без НДС" в табличке не хватает. Один из наших клиентов, у которого бухгалтерский отдел больше, чем тогда была наша студия, все платежи умудрялся отправлять с НДС.
• Прямо на счете напишите телефон, по которому можно связаться с вашим бухгалтером или с вами и уточнить что-либо. Лучше -- дать и сотовый тоже.

Держим в тонусе

• На счете можно поместить фразу вроде "Согласно условиям договора, оплата по этому счету должна быть произведена до 28.08.2008". И сделать так, чтобы эта фраза бросалась в глаза.
• После отправки счета можно позвонить в бухгалтерию клиента и узнать, получили ли они счет. Если не получили -- позвонить менеджеру и спросить то же самое. Бывает забавно слышать разные ответы на этот вопрос. Чтобы не загонять в угол менеджера заказчика (они от этого кусаются), можно сказать что-то вроде "Наверное, вы отдали им другой счет, а подумали, что это наш. Наш -- такой-то и такой-то. Кстати, оплатить его надо успеть до такого-то числа".
• За день до истечения срока оплаты поинтересоваться в бухгалтерии заказчика судьбой вашего счета, напомнив о сроке его оплаты.

Некоторые другие отговорки

В качестве бонуса приведу пример отговорки, которую любят использовать крупные компании: "Ой, а у нас все счета подписывает финансовый (генеральный и т.п.) директор, а он сейчас в командировке (отпуске, болеет и т.д.)".

В таких случаях можно ответить примерно так: "Напомните, пожалуйста, какие там у вас были дедлайны? Ах, успеть к выставке? Ну вы найдите способ связаться с вашим боссом и скажите, что без его подписи не можете отправить счет в оплату, а у вас дедлайн, надо к выставке успеть все сделать. Мы же в договоре ничего про отпуска начальства не прописывали, правда?"

Более-менее смышленный менеджер понимает, что к чему, и метод работает в 9 случаях из 10 без дальнейшего обострения ситуации.

Иногда, правда, попадаются экземпляры, которые говорят "как, у нас ведь в договоре сроки прописаны". И вот тут у вас должен быть хороший договор, в котором до мелочей прописан порядок оплаты, сдвига сроков, приостановки работ. Тогда вы сможете ответить: "Да, в договоре прописаны сроки, в том числе и сроки оплаты, а также приостановка работ при задержке. Если вы не оплачиваете в срок, мы вынуждены приостановить работу над вашим заказом и взяться за заказ платежеспособного клиента, у нас ведь тоже расходы есть".

В случае, когда разговор ведется с бухгалтером, привести его в чувство помогает легкий намек на пени ;-) "Ай, Марья Васильевна, у меня очень строгий начальник, еле упросил его, чтобы пени вам не выставил".

Вопросы к читателям

1. Какие проблемы с оплатой чаще всего возникают у вас?
2. Что говорят клиенты, задерживающие оплату?
3. Как вы решаете эти проблемы?